Politique de confidentialité

Objectifs et champ d’application

Elmatec accorde la plus grande importance et le plus grand soin à la protection de la vie privée et des données à caractère personnel ainsi qu’au respect des dispositions légales en vigueur en la matière.

Cette politique de protection de la vie privée (ci-après « Politique ») a pour objectif de fournir une information simple, claire et complète aux personnes sur les traitements de données personnelles vous concernant et mis en œuvre par Elmatec en qualité de responsable de traitement.

Cette politique couvre les traitements réalisés dans le cadre de :

Pour l’ensemble de ces traitements, Elmatec est l’entité qui détermine les moyens et les finalités et agit ainsi en qualité de responsable de traitement au sens de la réglementation applicable en matière de données personnelles et notamment du règlement UE 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

Généralités applicables au traitement des données personnelles

Elmatec veille pour chaque visiteur au respect des principes fondamentaux en matière de protection des données. Cette section vous informe sur les généralités applicables à l’ensemble des traitements couverts par cette politique.

Le formulaire de contact présent sur le site limite la collecte des données personnelles au strict nécessaire et indique les objectifs du recueil de ces données, ainsi que les destinataires des données.

Les données indispensables à la gestion de votre demande sont signalées par un astérisque sur le formulaire de contact.
Si vous ne renseignez pas ces champs obligatoires, Elmatec ne pourra pas répondre à vos demandes et/ou vous fournir les services demandés. Les autres informations ont un caractère facultatif et nous permettent de mieux gérer votre demande et d’améliorer nos communications et services à votre égard.

Nous ne partageons jamais vos Données personnelles avec d’autres entreprises à des fins de prospection commerciale.

Chaque section dédiée à un Traitement détaille les destinataires internes ayant vocation à accéder et traiter les Données concernées. Les données peuvent éventuellement être transmises à des prestataires de services techniques choisis pour leur expertise et leur fiabilité qui agissent en notre nom et selon nos instructions (Sous-traitant informatique, hébergeur de nos serveurs, etc.).

Nous n’autorisons ces prestataires à utiliser vos données personnelles que dans la mesure où cela s’avère nécessaire pour rendre des services en notre nom ou pour respecter des exigences légales et nous nous efforçons de veiller à ce que vos données personnelles soient protégées en permanence.

Elmatec pourra également être amenée à communiquer à des Tiers vos données lorsqu’une telle communication est requise par la loi, une disposition réglementaire ou une décision judiciaire, ou si cette communication est nécessaire pour assurer la protection et la défense de nos droits.

Tous ces Tiers peuvent provenir de pays faisant ou non partie de l’Union européenne (« UE »), notamment de pays qui n’offrent pas le même degré de protection des données que votre pays de résidence. Dans un tel cas et dans la mesure requise par les lois applicables, nous ferons en sorte :

  • Soit d’obtenir votre Consentement exprès et non équivoque de partager vos Données personnelles avec ces Tiers ;
  • Soit de conclure des contrats de Transfert de Données se conformant à minima aux clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ;
  • Soit de s’assurer que ces Tiers situés aux États-Unis sont des entreprises ayant adhéré au EU-U.S. Privacy Shield et enregistrées comme telles auprès de l’administration américaine.

Elmatec s’engage à protéger vos données personnelles contre toute perte, destruction, l’altération, accès ou divulgation non autorisée. 

Pour cela, Elmatec met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, au regard de la nature des données et des risques que leur traitement comporte, pour préserver la sécurité et la confidentialité de vos Données personnelles et, notamment, pour empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Ces mesures peuvent notamment comprendre  des pratiques telles qu’un accès limité aux données par le personnel des services habilités à y accéder en raison de leurs fonctions, des garanties contractuelles en cas de recours à un prestataire externe, des  études d’impact sur la vie privée, des examens réguliers de nos pratiques et Politiques de respect de la vie privée et/ou des mesures de  sécurité physiques et/ou logiques (accès sécurisé, procédé d’authentification, copies de sauvegarde, logiciel antivirus, pare-feu, etc.).

Les services d’Elmatec ne sont pas destinés aux mineurs. Aussi, nous ne collectons ni ne traitons en connaissance de cause des données personnelles relatives à des mineurs.

Dans l’hypothèse où nous aurions connaissance de la collecte de données personnelles de mineurs sans l’autorisation préalable du titulaire de la responsabilité parentale, nous prendrions les mesures appropriées afin de supprimer ces données personnelles de nos serveurs et/ou de ceux de nos prestataires.

Traitements mis en œuvre par Elmatec

Lorsque vous naviguez sur le site d’Elmatec, vous pouvez être amené(e) à faire une demande de contact via le formulaire.

Dans le cadre de ces activités, et sur la base de votre consentement que vous manifestez en soumettant la demande de contact, Elmatec traite et conserve les Données personnelles vous concernant suivantes :

  • Pour répondre à votre demande de contact : les informations fournies sur le formulaire à savoir votre identité, vos coordonnées de contact professionnelles (cf. minimisation des données) et, le cas échéant le contenu du message, ainsi que toute information communiquée ultérieurement lors de nos échanges. Ces données sont traitées par le service concerné par votre demande le temps nécessaire pour vous répondre.

 

En fonction de votre demande et de la teneur de nos échanges, les données ainsi collectées sont susceptibles d’être utilisées pour d’autres finalités telles que la gestion d’une demande de devis ; ces traitements sont alors soumis aux conditions et modalités y afférent.

Nous vous indiquons également que nous faisons des statistiques anonymes sur la fréquentation du site d’Elmatec, lesquels ne nous permettent pas de vous identifier.

Elmatec collecte et utilise les données d’identification et les coordonnées professionnelles des personnes référentes chez les prospects et clients, en incluant les données publiques disponibles sur Internet, à des fins de promotion des services d’Elmatec.

Ce traitement est fondé sur l’intérêt légitime d’Elmatec à promouvoir ses activités auprès de profils professionnels susceptibles d’être intéressés par les services et produits d’Elmatec.

En cas de collecte indirecte de vos données à des fins de communication marketing, notamment de données publiques sur Internet, Elmatec veillera à vous informer dès la première communication, et en tout état de cause dans le mois suivant la collecte des données, de l’utilisation prévue et de votre possibilité de vous opposer au traitement de vos données à des fins commerciales.

Elmatec est également amené à traiter des données personnelles vous concernant lorsque :

  • Vous faites une demande de devis pour des prestations de services, via le formulaire de contact sur le site ou directement par téléphone auprès du service commercial,
  • Votre société conclut un contrat avec Elmatec en qualité de client, prestataire ou partenaire.

 

Dans ce contexte, Elmatec va collecter des informations relatives :

  • Au(x) contact(s) indiqué(s) à Elmatec tel(s) que le contact indiqué sur le formulaire de contact, le référent principal pour le contrat, le contact pour la facturation et tout autre personne (nom, prénom, adresse mail professionnelle, téléphone professionnel, fonction, et toute les informations contenues dans les échanges)
  • Au(x) signataire(s) du contrat : nom, prénom, fonction, signature,

 

Ces données sont destinées, en tant que de besoin, aux collaborateurs en charge du suivi de la relation commerciale et/ou du partenariat, de la comptabilité/facturation et aux collaborateurs des services impliqués par la demande et/ou par le contrat.

 

Elles sont collectées et conservées :

  • Pour les demandes de devis n’aboutissant pas à la conclusion d’un contrat : le temps nécessaire à l’étude et au suivi de la demande + une (1) année après la clôture de la demande (ou du dernier contact le cas échéant),
  • Pour les contrats et afin d’exécuter le contrat : la durée de la relation contractuelle,
  • Afin de répondre à notre intérêt légitime d’assurer la protection et les défenses de nos droits en cas de contentieux, pendant cinq (5) années suivant la fin de la relation contractuelle.

Exercice de vos droits et modalités de contact de notre délégué à la protection des données

Conformément à la règlementation en vigueur, vous disposez d’un droit d’accès et de rectification de vos données personnelles ainsi que de celui d’en demander l’effacement (droit à l’oubli), le droit de vous opposer à leur Traitement et d’en obtenir la limitation ou la portabilité dans la mesure où cela est applicable, sous réserve des motifs légitimes impérieux dont pourrait justifier Elmatec pour conserver vos données.

Lorsque vous exercez vos droits, notre Délégué à la protection des données traite vos données personnelles à des fins de gestion de votre demande (civilité, nom, prénom, copie de la pièce d’identité, nature de la demande, réponse apportée). Ces données sont conservées pendant une durée de trois (3) ans, à l’exception de la copie de votre pièce d’identité, laquelle est conservée un (1) an.

Vous pouvez exercer ces droits ou poser toute question relative à la gestion de vos données personnelles par Elmatec en vous adressant à: info@elmatec.fr 

En cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur, un justificatif d’identité pourra le cas échéant être demandé.

Vous disposez également du droit de saisir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) pour toute réclamation se rapportant à la manière dont Elmatec collecte et traite vos données :

3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07.

Informations sur la gestion des cookies

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A ce titre, Elmatec ne peut en aucun cas être tenue pour responsable de la façon dont vos données seront stockées ou utilisées sur les serveurs de tiers. 
Nous vous conseillons de prendre connaissance de la Politique applicable en matière de protection des Données personnelles de chaque site Internet tiers auquel vous accéderez via notre site Internet afin d’apprécier la manière dont seront utilisées vos données personnelles.

Modification de la présente politique

Elmatec est susceptible de modifier la Politique de protection des données en cas de besoin.

Nous veillerons à ce que vous soyez informés de ces modifications par une mention spéciale sur notre site.